Die Digitalisierung gewinnt nicht zuletzt wegen der neuen Bundesregierung im Jahr 2022 an Bedeutung und Tempo. Im Koalitionsvertrag ist das Wort „digital“ auf über 90 Seiten zu lesen.
Unternehmen erkennen zunehmend Digitalisierungspotential in der bAV-Administration
Auch die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) schreitet voran. Bereits zweidrittel der befragten Unternehmen der Lurse bAV-Studie 2021 nutzen für die Verwaltung ihrer Betriebsrentensysteme eine digitale Plattform. Aber nur 28% tun dies vollständig digital über Mitarbeiter- und Arbeitgeberportale. 32% nutzen ausschließlich ein Mitarbeiterportal. Immerhin 20% geben an, die Einführung einer digitalen Administrationssoftware zu planen. Ein weiteres Ergebnis der Befragung: An erster Stelle steht im Digitalisierungsprozess die Einrichtung eines Mitarbeiterportals, das die Beschäftigten umfassend über die aktuellen Versorgungszusagen im Unternehmen informiert. Jedoch geben die befragten Unternehmen klar zum Ausdruck, dass Mitarbeiter-Hotlines weiterhin ein fester Bestandteil der bAV-Kommunikation bleiben.
Auf die Frage was Administrationssoftware und -tools leisten sollten, ist 95% der Unternehmen die Bereitstellung von Informationen über den individuellen Versorgungsstand wichtig, 88% die Bereitstellung von allgemeinen Informationen zur bAV und 86% die Prozessunterstützung bei der Teilnahme am Entgeltumwandlungs-Modell. Die automatisierte Erstellung von Leistungs- und Unverfallbarkeitsbescheiden steht bei 71% der Unternehmen auf der Wunschliste.
BAV 4.0 – Digitalisierung der bAV-Prozesse
BAV 4.0 bedeutet, die Digitalisierung der bAV-Prozesse und -Kommunikationswege. Es geht darum die bAV über neue Technologien besser und effizienter zu gestalten.
Voraussetzung dafür sind die Überarbeitung und Verschlankung der Prozessabläufe in der Verwaltung. Ein schlechter Prozess wird nicht besser, wenn man ihn digitalisiert. Um spürbare Effekte zu erzielen sind alte Strukturen aufzubrechen und Arbeitsabläufe neu zu durchdenken. Anschließend können Zielbild und Machbarkeit Schritt für Schritt überprüft werden. Erfolgreiche Digitalisierung setzt den Willen zur Veränderung voraus. Insellösungen die nur Teile der Prozesskette abdecken oder lückenhafte einseitig getriebenen Konzepte führen hierbei oft wieder zu erheblichen manuellen Abstimmungsbedarf bspw. zwischen HR, Payroll und CTA.
Ein weiterer wichtiger Punkt liegt in der Datenqualität. Damit Prozessschritte automatisiert werden können, müssen die Daten in einer sehr hohen und vor allem homogenen Qualität verfügbar sein. Je mehr Daten automatisch verarbeitet werden können, desto schneller lassen sich Lücken in den Administrationsprozessen erkennen und schließen… Wer Daten und geplante Abläufe aufeinander abstimmt und alle Stakekholder über Schnittstellen anbindet, hat gute Aussichten auf eine sich lohnende Digitalisierung.
Nach Sicherstellung der Prozess- und Datenqualität sowie dem Onboarding auf die Plattform werden die beteiligten Akteure (Mitarbeiter, Personalabteilung, Lohnabrechnung, Accounting, Treasury, Versicherer, Treuhänder, Aktuariat etc.) eines Versorgungssystems über Schnittstellen verbunden. Als Konsequenz können die Teilnehmer Vertrags- und Datenänderungen sowie neue Aufträge online über Portale einstellen und verwalten. Die Daten werden direkt validiert, in einer bAV-Cloud gespeichert und sind immer auf Knopfdruck verfügbar. Über ein zentrales Rechte-Management wird der Zugriff auf die Daten gesteuert. Das ermöglicht eine einfache, schnelle, fehlerfreie und transparente bAV-Verwaltung.
Zeitgemäße Kommunikation mit mobilen bAV-Lösungen
Immer mehr Mitarbeiter erwarten die zielgerichtete und zeitgemäße Kommunikation von Versorgungszusagen und Benefits. Dies ermöglichen mobile Lösungen, mit denen Mitarbeiter rund um die Uhr auf ihre Versorgungskonten zugreifen und verschiedene Paramater steuern können. Nach der Anmeldung in der App oder das Portal erhält der Mitarbeiter alle nötigen Informationen aus dem System, etwa über den Stand seiner bAV. Mit Hilfe eines Konfigurators kann er seine betriebliche Altersversorgung ganz nach seinen Bedürfnissen anpassen. Zudem erhält der Nutzer über jedes Vorsorgeprodukt ausführliche und transparente Informationen auf deren Basis er völlig selbständig agieren kann.
Zusätzlich können Rentenrechner angeboten werden, über die der Mitarbeiter seine individuelle Altersvorsorge inklusive der gesetzlichen Rente berechnen und abschätzen kann. Mobile Lösungen stehen in der Regel als Kommunikationsplattform auch für Betriebsrentner in der Leistungsbezugsphase, Hinterbliebene und ausgeschiedene Mitarbeiter zur Verfügung.
Die Lurse Administrationsplattform P·LIVE
Die Lurse Administrationsplattform P·LIVE bietet mit einem zentralen Datenmanagement-System, für alle Akteure der bAV-Verwaltung eine maßgeschneiderte digitale Anbindung..-Zusammen mit dem integrierten Mitarbeiterportal bietet die Plattform die richtige Infrastruktur für die Digitalisierung und Automatisierung der bAV Administrationsprozesse, für alle Durchführungswege. Seit über 15 Jahren digitalisieren wir Prozesse in den Bereichen betriebliche Altersversorgung, Lebensarbeitszeitprogramme, Altersteilzeitmodelle und für unterschiedlichste Benefits-Programme. Unsere größte Stärke liegt in der optimalen Lösungsentwicklung. Unsere Software verfügt über eine sehr hohe Flexibilität und über ein umfangreiches Portfolio an Standardschnittstellen und anpassbaren Prozessmodellen. Wir verstehen uns als ganzheitlicher Lösungsanbieter. Durch eine interdisziplinäre Verzahnung von Vertrieb, Projektmanagement, bAV-Beratern, Aktuaren, Kommunikations- und Administrationsprofis sowie der hauseigenen 30 köpfigen Softwareentwicklung bei Lurse können frühzeitig potenzielle Herausforderungen bei der Digitalisierung – gerade bei gewachsenen Versorgungslandschaften – erkannt und gelöst werden.
Stephan Döll, Partner, Lurse
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