Effiziente Benefits-Verwaltung

In der modernen Arbeitswelt spielen Benefits eine immer größere Rolle, wenn es um die Gewinnung und Bindung von Talenten geht. Die jüngst veröffentlichte Studie „Benefits-Strategien in deutschen Unternehmen“ von Lurse und MBWL International verdeutlicht, dass Unternehmen bei der Gestaltung und Überprüfung ihrer Benefits-Konzepte zahlreiche Faktoren berücksichtigen. Zwei Drittel der befragten Unternehmen (64 %) geben an, vor allem die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Beschäftigten zu berücksichtigen, dabei jedoch auch auf Kosten und Nutzen zu achten. Die Hälfte der Unternehmen beobachtet zusätzlich das Benefits-Angebot ihrer Wettbewerber, um sicherzustellen, dass sie gut aufgestellt sind. Weitere wichtige Aspekte sind die Einhaltung von Compliance-Regelungen (36 %), die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen und -werten (33 %), sowie die Auswirkungen der Benefits auf die Mitarbeiterbindung und ihre Flexibilität.

Ein zentrales Thema in der modernen Benefits-Verwaltung ist die Flexibilität der Angebote. Flexibilität kann jedoch den Verwaltungsaufwand erheblich erhöhen, was die Notwendigkeit effizienter Verwaltungslösungen aufzeigt. Eine solche Lösung ist die Digitalisierung und Automatisierung von Benefits-Prozessen. Durch den Einsatz zentraler digitaler Plattformen können Unternehmen die Verwaltung ihrer Benefits-Systeme erheblich vereinfachen und gleichzeitig die Administrationskosten senken.

Ein Mitarbeiterportal bietet zahlreiche Vorteile sowohl für die Beschäftigten als auch für den Arbeitgeber:

• Selbstverwaltung der Benefits: Über ein Online-Portal können Mitarbeitende ihre Verträge und Daten eigenständig ändern oder neue Aufträge erteilen. Diese Selbstbedienungsoption reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht den Mitarbeitenden gleichzeitig mehr Kontrolle über ihre Benefits.
• Echtzeit-Validierung und Cloud-Speicherung: Alle Änderungen werden direkt validiert und in der Cloud gespeichert. Dies gewährleistet, dass die Daten aktuell und korrekt sind und jederzeit abgerufen werden können.
• Transparenz und Information: Das Mitarbeiterportal bietet umfassende Einblicke in Verträge, Angebote, Dokumente und Ansprechpartner. Dies fördert die Transparenz und das Vertrauen in das Benefits-System des Unternehmens.
• Qualitativ hochwertige Reports: Statusberichte, Statistiken und laufende Reportings können mit hoher Qualität und auf Knopfdruck erstellt werden. Dies erleichtert die Überwachung und Optimierung der Benefits-Strategien.
• Effiziente Abwicklung neuer Verträge: Das Portal dient als Plattform für die Abwicklung neuer Verträge, was den Prozess beschleunigt und Fehler minimiert.

Auch für den Arbeitgeber bringt die digitale Verwaltung erhebliche Vorteile:

• Kosteneffizienz: Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse können die Administrationskosten erheblich gesenkt werden. Manuelle Tätigkeiten werden reduziert und der Aufwand für die Personalabteilung minimiert.
• Zeitersparnis: Die Automatisierung von Routineaufgaben spart wertvolle Zeit, die für strategische Aufgaben genutzt werden kann.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse sind weniger fehleranfällig als manuelle Tätigkeiten. Dies erhöht die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Benefits-Verwaltung.
• Erhöhte Flexibilität: Eine digitale Plattform ermöglicht es, die Benefits-Angebote flexibel anzupassen und schnell auf neue Anforderungen zu reagieren.
• Compliance und Sicherheit: Digitale Systeme können so konzipiert werden, dass sie die Einhaltung von Compliance-Regelungen sicherstellen und hohe Sicherheitsstandards bieten.
• Zentralisierte Datenverwaltung: Alle relevanten Daten werden zentral verwaltet und sind jederzeit verfügbar. Dies erleichtert die Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen wie Personalabteilung, Lohnabrechnung, Buchhaltung und Versicherern.

Um eine Plattform mit den beschriebenen umfangreichen Funktionen implementieren zu können, sind bestimmte Voraussetzungen erforderlich. Diese betreffen nahezu alle Ebenen des Unternehmens:

• Konzeption des Benefits-Systems: Eine klare und gut durchdachte Konzeption des Benefits-Systems ist grundlegend für den Erfolg der digitalen Plattform.
• Leistungsgestaltung der verwendeten Systeme: Die im Unternehmen verwendeten Systeme müssen leistungsfähig und kompatibel mit der digitalen Plattform sein.
• Compliance- und IT-Voraussetzungen: Die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards muss gewährleistet sein. Zudem müssen die IT-Infrastrukturen entsprechend ausgestattet und sicher sein.
• Rahmenbedingungen der Mitarbeiterkommunikation: Eine effektive Kommunikation mit den Mitarbeitenden über die neuen Systeme und Prozesse ist entscheidend, um Akzeptanz und reibungslose Nutzung zu gewährleisten.

Insgesamt bietet die Digitalisierung und Automatisierung der Benefits-Verwaltung zahlreiche Vorteile für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden. Eine zentrale digitale Plattform ermöglicht eine effiziente und fehlerfreie Verwaltung der Benefits, erhöht die Transparenz und verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit. Gleichzeitig werden die Administrationskosten gesenkt und die Flexibilität des Benefits-Systems erhöht. Unternehmen, die diese modernen Lösungen implementieren, sind bestens gerüstet, um den steigenden Anforderungen an attraktive Benefits-Angebote gerecht zu werden.